Tapahtumaportaalit

Portaali on Kongressin itsepalvelukeskus, johon siirrytään henkilökohtaisella linkillä tai kirjautumalla tunnuksilla ja salasanalla. Kongressissa on omat portaalit osallistujille ja luennoitsijoille. Tapahtumasovellus tarjoaa uusia välineitä tiedottamiseen ja vuorovaikutukseen tapahtuman aikana.

Tapahtumasovelluksessa:

• Tapahtumainfo
• Tapahtuman tiedotteet
• Ajantasaiset ohjelmatiedot
• Suosikkiohjelmien merkitseminen
• Omat muistiinpanot
• Viestitaulu osallistujien keskusteluille
• Somesisällön seuraaminen ja tuottaminen

Osallistujaportaalissa:

• Omien tietojen muokkaaminen
• Tapahtumiin ilmoittautuminen esitäytetyllä lomakkeella
• Osallistumisen peruminen
• Nimikyltin, pääsylipun tai kulkuluvan tulostaminen
• Webinaarilinkit
• Tapahtumaan lisättyjen materiaalien lataaminen
• Kurssisalkku, jossa osallistumistiedot tulevista ja menneistä tapahtumista

Luennoitsijaportaalissa:

• Ohjelmatietojen ylläpito
• Materiaalien jakaminen osallistujille
• Tietojen ilmoittaminen palkkionmaksua varten

Palautekyselyt

Kongressin kyselytyökalulla voidaan luoda yksilöllisiä kyselyitä ja kysyä osallistujilta palautetta tai toiveita tapahtumaan liittyen.

• Helppokäyttöinen kyselylomake ja lomaketyökalu
• Monipuoliset kysymystyypit
• Kysymysten näkyvyys osallistumisten tai asiakastyypin perusteella
• Reaaliaikainen raportointi
• Mahdollisuus kytkeä todistusten lähetys kyselyyn vastaamiseen

Laskutus ja online-maksut

Kongressi antaa välineet perinteiseen laskutukseen ja online-maksamiseen.

• Laskutus yksitellen, massana tai koontilaskuilla
• Laskujen tulostus, e-laskut ja sähköpostilaskut
• Rajapinnat online-maksamiseen (Paytrail, Netaxept, Svea Payments)
• Suoritusten kirjaaminen ja kohdistaminen
• Myyntireskontra ja maksumuistutukset
• Hyvitykset ja palautukset
• Selkeät raportit

Tuotehallinta

Kongressissa laskutus perustuu tuotteisiin ja niiden pohjalta syntyviin tilauksiin. Esimerkkejä tuotteista ovat osallistumismaksu, iltatilaisuus, retki tai majoitus.

• Tapahtumakohtainen hinnasto
• Tuotekuvaukset
• Erilaiset hinnoittelumallit
• Alennukset (esim. early bird -hinnoittelu)
• Tuotteiden näkyvyys ja hinnoittelu eri asiakastyypeille
• Tuotteiden ja tilausten minimi- ja maksimimäärät
• Kiintiöt ja niiden reaaliaikainen hallinta
• Tuote- ja tilausraportit

Palkkiot

Kongressista voidaan maksaa luennoitsija- tai esiintyjäpalkkiot ja muut mahdolliset tapahtumaan liittyvät kulut.

• Palkkiotyyppien perustaminen ja muokkaaminen
• Palkkionmaksu pidettyjen luentojen perusteella
• Palkkiotietojen kerääminen turvallisesti Luennoitsijaportaalissa
• Vastuuhenkilö voi hyväksyä ehdolla olevat palkkiot maksettavaksi
• Maksuaineistojen muodostaminen
• Integraatiot palkkajärjestelmiin ja tulorekisteriin
• Maksetut palkkiot näkyvät henkilötiedoissa

Budjetointi

Budjetoinnin avulla voidaan suunnitella tapahtuman taloutta ja seurata budjetin toteutumista tapahtuman lähestyessä. Kongressi vertaa asetettuja tavoitteita reaaliajassa tapahtuman talouteen. Esimerkiksi ilmoittautuminen ja online-maksaminen vie tapahtuman saman tien lähemmäs tavoitteitaan.

Budjetoinnin pohjana voidaan käyttää aiempien tapahtumien tietoja ja sen avulla voidaan arvioida tapahtuman taloudellista onnistumista erilaisilla hinnoittelumalleilla ja osallistujamäärillä.

Majoitusten hallinta

Kongressin avulla tapahtuman osallistujat voivat varata majoituksen järjestäjän tarjoamista vaihtoehdoista.

• Hotellien ja huonetyyppien hallinta
• Majoituskiintiöt ja niiden reaaliaikainen seuranta
• Kiintiöiden näkyvyys eri asiakastyypeille
• Majoitusten varaaminen varauskoodilla
• Majoitusraportit kumppaneille
• Online-maksut, laskutus Kongressin kautta tai maksu majoittuessa

Integraatiot

Kongressiin voidaan integraatiorajapinnan avulla tuoda tietoja ulkoisista järjestelmistä sekä välittää kirjattuja tietoja esimerkiksi taloushallinnon ohjelmistoihin.

Käyttäjien hallinnassa Kongressi tukee mm. AD, Azure-AD, LDAP, Haka, Kieku ja Fimnet tunnistautumisia ja SSO-ratkaisuja. Kongressiin on mahdollista integroida useita taloushallinnon järjestelmiä (esim. AX, SAP, Tikon, Sonet, NetVisor, Fivaldi, Rondo, Raindance) ja erilaisia verkkomaksamisen palveluita (esim. Paytrail, Svea Payments, Nets). Palkkionmaksuun Kongressissa on integraatiot palkkajärjestelmiin ja tulorekisteriin.

Kongressin CRM-integraatioilla (esim. Salesforce ja Microsoft Dynamics) ylläpidetään toimivia asiakassuhteita. Kongressissa on lisäksi rajapintoja ja RSS-syötteitä esim. tapahtumatietojen hakemiseksi julkaisujärjestelmiä varten.